自分は要領が良くない、と思い込んでいる人がタスク管理を学ぶ

『自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術』というセミナーを受けてきました。

くらげは、自分自身でも嫌になるくらい不器用で要領が悪いです。
ものごとを忘れやすい上にすぐに頭が真っ白になるためパニックを起こしてしまい、どうしようもないことでくしくじります。

自分でも「何でなんだろう」と悩み苦しむくらい、人と比べて「何でこんな簡単なことで?」という失敗をずっと繰り返してきました。
おかげでいつも自分に自信がなく、いつまでもやらかしたことを引きずってしまう自己嫌悪の日々。

さすがにこのまま放置しているわけにもいかないので何か根本的な改善策を考えねばと思った矢先、このセミナーの存在を知り受講することにしました。

セミナー講師について

セミナー講師は、小鳥遊氏(@nasiken)と、F太氏(@fta7)。

小鳥遊氏は、要領の悪さと不器用さを持ち合わせており発達障害という診断を受けていらっしゃいます。
過去2回転職されており、3社目ではそんな自分を受け入れて、独自のタスク管理技術を取り入れた結果、仕事の抜け漏れ忘れはほぼ無くなり、タスク管理ツールで自分の全仕事をいつでも俯瞰できるという状況になったそうです。

F太氏は、色々なことがいっぺんにこなせない。心配事が2,3個あるだけですぐに気持ちと頭がいっぱいになってしまう。ひとつのことにじっくり集中して仕事をこなしていきたいのに、割り込みの仕事が多すぎてパンクしてしまうといった悩みとずっと戦う毎日の中、そういう状況にどう対応したらうまくいくのか、ということを備忘録代わりにTwitterで沢山つぶやいていらっしゃいます。

そんなお二人がとあるセミナーで知り合い、小鳥遊氏自信のご経験を同じように悩んでいる方にも伝えたいという思いから、このセミナーは開催されることになりました。

セミナーは、小鳥遊氏のお話を中心に進行していく中で、F太氏が随所にフォローしていくという形式で進められます。
時間は3時間と長丁場ですが、聞き漏らさずしっかりと心に書き留めていきたいと思います。

くらげがノートに書き留めたこと

「どうして自分はできないんだろう」と考えたところで、答えが出ることはありません。
まずそこからがスタート地点になります。自分に何が必要か、やろうとしていることの仕組みを知ることが大切です。

タスク管理とは

タスク管理とは、自分のやるべきことを把握し、それぞれの目的を明確にし最適な実行順序を決め、
効率よく期日までに完了させる仕事のやり方です。

記憶するということを脳内の働きで見てみると、まず入ってきた情報は前頭前皮質に一時保管されます。その後、繰り返し同じ動きを行うことによって、小脳へと情報が引き渡されます。

頭がいっぱいになっている状態というのは、前頭前皮質が情報で満杯になっている状態です。
タスク管理を使って前頭前皮質に一時保管させた情報を整理して把握することで、頭をすっきりさせることができます。

要領が悪い人の特徴


小鳥遊氏が自分の特徴として挙げられたのは、次のとおりです。

  • 仕事が遅い
  • 先送りしてしまう
  • 忘れる
  • 自分のせいにする
  • 詰めが甘い
  • 集中しすぎる

この特徴を、参加者にもあえて一つだけ当てはまる特徴について聞いたところ、大体の人が手を挙げていました。
くらげが挙げたのは、「自分のせいにする」ですが、本当は全部当てはまります。

  • 仕込中は、いろいろ考えたり頭が混乱したりするので遅いです。
  • この記事を書く時間はいっぱいあったのに、先送りしすぎて書いているのは4日後です。
  • これとあれやらなきゃ。→あれ?やること何だったっけ?。
  • 何かあると、「あのとき、自分がこうしていればこういうことにはならなかった」と自分のせいにするのはデフォルトです。
  • 最後の最後になって、「うわーやっちまったー!詰めが甘かった!!」ということが発生します。
  • 家でパソコンに向かって作業していると、うっかりご飯食べるの面倒になるくらい集中しすぎてしまいます。

一見するとすべていけないこと、自分はダメだと自覚してしまうことばかりです。
でも、「自分はなんてダメなんだろう」という思いは自意識過剰な状態です。自分しか見えていない状態です。

自分の弱さを活かして、より積極的に諦める。自分の弱さを見つめることで、逆に視界が開けるのです。

タスク管理ツールを知る

このあとは、実際に小鳥遊さんが作られたタスク管理ツールを見ながら話が進んでいきます。

タスク管理ツールはExcelで作られており、今の形は第四形態です。第一形態から、徐々に改良されていっています。
第一形態は、”内容”、”発生日時”、”締め切り”、”完了”の4項目しかありません。

第二形態では、さらに”修正”という項目と”状況”という項目が追加されました。
これは、進行によっては締め切りにズレが生じるからです。さらに、状況も記入することで、より状態が把握できるようになりました。

さらに、内容も細かく分解して記入できるように、内容部分の記入欄も追加されています。
これは、「確認」という作業一つとっても、「自分で確認する」なのか、「上司に確認を取る」なのかで動作も変わってきます。
より具体的に抜け漏れなく書き出すことで、自信を持つことに繋がっていくのです。

ということで、実際にくらげも予め渡された第一形態のタスク管理ツールに記入してみました。
やらないといけないことは、頭の隅っこに留めてはずなのですが、いざ書いてみようとするとなかなか手が進みません。

これをさらに第二形態のタスク管理ツールで内容をより分解して記入してみます。
こちらもまた、意外に動作を分解しようとするとなかなかすぐにはできないものです。

まずもって、仕事をこなせていないのだから、できないのは当然です。
それでも、基本的な流れを見つけて身体に身に付けることでやがてできるようになっていくのです。

セミナーを受けた感想

できる自分を諦める。自分の弱さを受け入れるということを、ここ最近になってようやくできるようになりました。
その上でタスク管理ツールを使っていけば、きっと今までよりもうまくやっていけるかもしれません。

タスク管理を実際にやってみて、頭のなかで留めておいた記憶を記録することで、記憶を留めておかなくてもよいという安心感に繋がるなという実感はありました。
これを続けていくことで、いつも頭の隅にあった真っ黒な不安の塊を消すことができそうです。ひいては、記録を見れば確認できて俯瞰で見ることができるため、自信にも繋がりそうです。

ただ、紹介されたタスク管理ツールは、あくまでもデスクワークの方のためのツールです。
Web制作や仕込図作成、資料制作など机上で作業している間は、このタスク管理ツールは大いに役に立つことでしょう。

くらげの中で、一番頭を冷静に使いたいのが舞台照明の現場仕事のときです。
現場では、常に複数のタスクが発生しています。ルーチンでこなせるものもあれば、予期せぬタスクが発生する場合もあります。

複数の予期せぬタスクが発生した場合でも、頭を真っ白にさせることなく、いかに現場でタスクを管理できるか。もっぱらそれがくらげの課題です。

あと、一つ気になったのがセミナー後に配布された資料について。
セミナー終了後、参加者には主催者からメールが届きます。
アンケートに答えると、今日使った小鳥遊さん特製のタスク管理ツールをダウンロードすることができます。

ただし、ダウンロードしたタスク管理ツールは、空のテンプレートなのかと思ったら小鳥遊氏の使っている事例がずらっと全部記入されているのです。
これを全部消去してからタスク管理ツールを使わなくてはならないという面倒なタスクがタスク管理ツールを使う上で発生するという何とも言えない状況に、「面倒くさいから後でやろう」という先送りグセが出てしまいました。

後日、小鳥遊氏のブログ、ForGetting Things Doneを見たらプロフィール欄に自作管理ツールへのリンクが張ってありました。こちらは空のテンプレートのためすぐに使用することが可能です。

2 Comments

ゆうき

僕も同時多発進行が出来ないタイプなんですよねー。
そこで近年導入したのが、デジタルに頼らないタスク管理。
要は仕事専用のスケジュール手帳です。
横枠が仕込み図期限や、リハ日、発注期限、請求日などの日程項目。
縦枠が催事のタイトル。
これをパソコンにもスマホにも頼らずに手書きすることにしました。手書きは記憶が脳内に残りやすいと科学的に実証されているのです。
これを始めたら仕事に抜けが無くなりました!!
最近じゃイベント業界用のスケジュール手帳が売られてると聞いたことあります。

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そらいろくらげ

いらっしゃいませー。

くらげの場合、手帳だと書いただけで満足して忘れてしまうのです。

ただ最近、このExcelのタスク管理システムはくらげには合わなかったので、iPhoneとMacのリマインダー機能を使っています。
ToDoリストと時間を設定しておくとPCとスマフォで連動して通知されるので、忘れることも、思い出すことに使う時間も減りました。

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