何を打ち合わせすればいいの?初心者のためのホール・劇場利用打ち合わせ

ホールや劇場を借りて使用するときには、利用日の1ヶ月前くらいに必ずホール・劇場管理者と利用者で利用打ち合わせを行います。
でも、ホールや劇場を初めて使う人にとって、「何を打ち合わせすればいいの?」「打ち合わせに何を持っていけばいいの?」とわからない人は少なくないのではないでしょうか。

そこで、市民会館や文化会館などのホールや劇場を初めて使う方のために、ホール打ち合わせについて詳しく説明いたします。

1万5千文字以上あるので、マジメに全部読もうとすると30分以上はかかります。目次から読みたいところをクリックして進んでください。

何のために打ち合わせするの?

ホール・劇場打ち合わせとは、施設管理者に「自分たちが舞台で何をやろうとしているかを伝える」ための打ち合わせです。

利用日に何をやるのか、どういう段取りで行うのか、ホールの備品は何を使うのか、何を持ち込むのかを確認するために行います。
打ち合わせを行うことで、ホール・劇場側はどんな準備をすればいいのかが把握できるため、当日の催事を円滑に進めることができます。

これがもし打ち合わせをしていなかったら、「え?搬入口使うの?搬入車両の申請出ていないから搬入口使えないよ。」「え?この機材使うの?今大ホールで使っているよ。」なんてことになります。

打ち合わせには誰が出たらいいの?

打ち合わせの出席者は、利用団体の代表など統括責任者、舞台監督やステージマネージャーなど全体の進行を把握している舞台責任者、受付などのロビー責任者がいることが望ましいです。

ピアノ発表会や演奏会では先生や出演者が統括責任者、舞台責任者を兼ねていることがあります。
しかし、当日は忙しく走り回っていて「一ベル鳴らす時間なのに舞台責任者がいない!」ということがよく起きるので、兼任は避けましょう

また、吹奏楽やオーケストラの演奏会でも、ステマネとは名ばかりの転換要員で進行を把握していないということも起こります。
必ず進行や転換の内容を把握している人をステマネに任命しましょう。

ホール・劇場側の打ち合わせ出席者は、貸し館担当と技術スタッフです。技術スタッフは、舞台・音響・照明の各セクションが参加する施設もあれば、その日の出勤者のみが出席するところもあります。
そのため、技術的な質問で担当者でなければ返答できない内容の場合は、後日返答になることがあります。

打ち合わせの流れ

ホール・劇場利用打ち合わせが行われるのは、利用日の約1ヶ月〜2週間前です。施設側から打ち合わせの日程調整のための電話連絡が来ますので、日にちを調整します。
ホールや劇場の都合により希望日に打ち合わせができないこともあるので、候補日は多めに設定しておきましょう。

ホールや劇場によって進め方は違いますが、ホール・劇場側の主導で行われます。最初に全体的なこと、ロビーや客席などの表周りが貸し館担当者、続いて舞台について技術スタッフが質問していくという形で進めていきます。

質問される内容はどの施設でも似たりよったりですので、資料を作成しておくとスムーズに進めていくことができます。

打ち合わせの最後に付帯設備使用量の概算を出してくれる施設もあるので、当日いくら支払えばいいのか目安がわかります。出してくれないところでも、おおよその概算を算出してお伝えすることは可能です。
概算はあくまでも打ち合わせでお聞きした情報で作成しています。当日のお支払いいただく額は前後することがありますのでご了承ください。

打ち合わせに必要な資料や確認事項は公演内容によって変わりますので、内容別に書いていきます。

演劇の公演

演劇の打ち合わせは、提出資料や確認事項が多いので2時間はかかると見たほうが賢明です。
団体責任者、制作、舞台監督は必ず出席するようにしましょう。

打ち合わせに必要な資料

  • 舞台平面図
  • 使用する備品
  • 利用日全日のタイムテーブル
  • スタッフの会社名と氏名
  • チラシやポスター
  • ホール・劇場所定の提出書類

舞台平面図

舞台平面図は舞台監督が作成します。ホールや劇場の舞台平面図に、舞台装置や美術バトンに吊り込む幕類を書き込んで提出します。

使用する備品

ホールや劇場にある備品を使用するときは、使用するリストを作成して提出します。

  • 袖や舞台、受付で使用する椅子の数
  • 袖や舞台、受付で使用するテーブルの数
  • 案内表示板
  • 立て看板

利用日全日のタイムテーブル

タイムスケジュールは使用日の入館から退館までの大まかなスケジュールを作成して提出します。
あくまでも施設側が把握するものなので、メイクや衣装の時間、アップの時間などは必要ありません。

スタッフの会社名と氏名

主催者側で発注した舞台監督、音響、照明技術者がいる場合はそれぞれの会社名と氏名、連絡先を記載したリストを作成しておきます。

チラシやポスター

チラシに関しては施設側が内容を把握するために必要となります。また、ホールや劇場によっては、チラシを置いてもらったりポスターを貼ってことも可能ですので余分に用意しておきましょう。
ただし、置ける数はホールによって変わりますのでご確認ください。

ホール・劇場所定の提出書類

ホール・劇場所定の書類はその施設によって提出する書類や資料が変わります。
忘れずに作成して持参しましょう。

ホール・劇場から確認されること

  • 来場予定者数
  • チケット料金・席種別
  • 当日券の販売と時間
  • 避難誘導灯の消灯有無
  • 火気使用・危険物の有無
  • 使用する楽屋
  • 物品販売の有無
  • 防災体制
  • 写真・映像業者の有無
  • 搬入車両の台数とナンバー
  • 舞台で使用する付帯設備

来場予定者数

ホールや劇場の客席に入れるお客様の数は必ず守りましょう。固定されている座席の施設では消防法によって立ち見や補助席は禁止されています。
オペレート席や見切れ席などで定員数よりも減る場合はご注意ください。

チケット料金・席種別

チケット料金は前売り・当日券の料金です。席種別は自由席・指定席かです。

未就学児の入場可否

小学生以下の入場について可能か可能ではないかについてです。

当日券の販売と時間

当日券の販売場所はホールや劇場の規定で決められていることがあります。当日、販売してはいけないところで販売してトラブルにならないように必ず確認しておきましょう。

避難誘導灯の消灯有無

ホール・劇場によっては避難誘導灯を消灯もしくは減灯する場合は避難誘導灯消灯届を提出する必要があります。
また、非常誘導灯を消灯している旨を開演アナウンスで観客に伝える必要があるため、ホール指定の消灯時のアナウンス原稿があるかどうかも確認しましょう。

火気使用・危険物の有無

裸火、タバコ、花火、スプレー缶、クラッカー、油性リキッドのスモークマシンを使用する場合は公演の2週間前までに禁止行為解除届を上演するホール・劇場の管轄にある消防署に提出する必要があります。
書類はホール・劇場のホームページでダウンロードできるところもあります。

禁止行為解除については下記で詳細についてご確認ください。
知っていますか?こんな場所での火気使用規制 禁止行為と解除承認|東京消防庁

スモークマシンを使用する場合は、油性水性に関わらず煙感知器の発報音を停止するためにスモークマシン使用申請書を提出する必要があります。
記入する様式はホール・劇場によって変わります。

注意
リキッドが水性であっても、ホールや劇場ならどこでもスモークマシンが使用できるわけではありません。複合施設に入っていて、煙探知機の発報音を単独で切断することができないため使用禁止している施設があります。そのため、使用できるかどうかはホール・劇場のホームページで必ず確認しましょう。わからない場合は直接お問い合わせください。

使用する楽屋

楽屋は、利用日当日に利用許可証(利用承諾書)の提出と一緒に楽屋の鍵をお渡しするため、予め打ち合わせの段階で使用する楽屋を決めておく必要があります。
使用する部屋によって料金が変わるところもありますので、確認しておきましょう。

物品販売の有無

物品販売がある場合は所定の書類の提出が必要になります。また、販売手数料がかかる場合や、物品販売ができない施設もありますので事前に確認してください。

防災体制

防災体制については、避難誘導人員の氏名だけ必要なところや書類が必要になるところなど各施設によって違います。
必要な人数は5〜6名です。事前に担当者を決めておきましょう。

写真・映像業者の有無

写真・映像業者(個人も含む)が入る場合は業者名と氏名、日にちと時間を伝えましょう。映像業者に関しては音声の出力等に関してホール・劇場の音響担当者と事前打ち合わせをしていただく必要がありますので、必ず施設側に連絡するように伝えてください。
まれに通路に三脚を立てる方もいらっしゃいますが、通路に三脚を立てたり、機材を置くことは消防法により禁止されています。

搬入車両の台数とナンバー

搬入口を利用するにあたり、搬入口の場所を確認しておきましょう。住宅街の中にある入り組んだ道路の先に搬入口があって、利用時間を過ぎたのになかなか搬入口にたどり着かないというのはよく聞く話です。

また、ホールや劇場によっては搬入車両のナンバーが必要になることがありますので事前に控えておきましょう。

搬入口が地下駐車場にある、低い屋根がある搬入口の場合は、必ず高さ制限は確認しておきましょう。
また、高さはクリアしたけど搬入口までの経路に狭い曲がり角があって車幅や車長があると入れない搬入口も中には存在します。車幅と車長の確認も必ずしておいてください。

セットや機材を運んだ車を最終日まで留め置きするときは、必ずその旨を伝えましょう。
施設によっては搬入口に留め置きできるところもありますが、複合施設で他の施設と共用の搬入エレベーターを使用している場合は留め置きができないため、一般駐車場に移動しなくてはならないこともあります。トラックなどの高さのある車が、一般駐車場に入れない場合のことも考えておきましょう。

舞台で使用する付帯設備

舞台で使用する付帯設備とは、平台や箱馬などの舞台備品、幕類やバトンなどの舞台設備、音響・照明機材と設備です。
照明や音響の設備に関しては照明、音響プランが決定してから仕込み図を描くため、利用日が近くなって決まります。音響と照明は仕込み図をホール・劇場に提出してもらい、電話やメールで打ち合わせを行います。

利用者側で確認すること

  • ゴミの処理
  • 無線LANの有無
  • 貼り紙のできる場所
  • 喫煙場所
  • 駐車場の無料駐車券の有無
  • 利用時間の延長有無
  • 飲食できる場所

ゴミの処理

ゴミの処理は原則として持ち帰りの施設が多数ですが、指定のゴミ袋に入れて分別していれば施設側で処理してくれるところもあります。どう分別してどこに置いたらいいのかを確認しておきましょう。

無線LANの有無

近頃は、楽屋に利用者用無線LANを設置するところも増えてきました。すでに設置してあるところ、ルーターを貸し出すところなど施設によって変わりますが、確認してみましょう。

貼り紙のできる場所

ポスターやチラシ、案内などの貼り紙はどこでもペタペタ貼っていいわけではありません。糊の跡が残ってしまった、壁紙が剥がれてしまったなどで損害賠償請求される可能性もあります。
必ず貼っていい場所を確認しましょう。

喫煙場所

近年、公共施設内で喫煙できるところはなくなりつつあります。楽屋や給湯室でこっそり吸ってバレてしまったら、確実に施設の利用禁止になるでしょう。喫煙場所を必ず確認しておきましょう。

駐車場の無料駐車券の有無

駅近くなどの利便性の高い施設では一般駐車場が有料になっているところがありますが、施設によっては、一般駐車場の利用に際し主催者のみ無料駐車券を発行しています。
ただし、一日に停められる台数が決まっていますので、確認しましょう。

利用時間の延長有無

どうしてもスケジュールに無理が生じて利用時間をはみ出そうな可能性がある場合、施設によっては申請と追加料金を支払えば利用区分外に繰り上げと延長ができるところもあります。
ただし、できる限り利用時間内に収めることが望ましいです。

飲食できる場所

ホール・劇場内で飲食できる場所は限られています。飲食を許可していない場所で飲食をしてしまい施設側とトラブルにならないよう、必ず飲食できる場所を確認しておきましょう。

ダンス・バレエ

ダンスやバレエも、演劇ほどでないにしろ、確認事項は多いので90分は見ておきましょう。

打ち合わせに必要な資料

  • 舞台平面図
  • 使用する備品
  • 利用日全日のタイムテーブル
  • スタッフの会社名と氏名
  • チラシやポスター
  • ホール・劇場所定の書類

舞台平面図

舞台平面図は、ドロップ幕や紗幕の吊り位置、舞台セットの置き位置を示した図面です。
舞台監督が作成して持参します。

使用する備品

ホールや劇場にある備品を使用するときは、使用するリストを作成して提出します。

  • 袖や受付で使用する椅子の数
  • 袖や受付で使用するテーブルの数
  • 案内表示板
  • 立て看板
  • リノリウム
  • レッスンバー

利用日全日のタイムテーブル

タイムスケジュールは使用日の入館から退館までの大まかなスケジュールを作成して提出します。
あくまでも施設側が把握するものなので、メイクや衣装の時間、アップの時間などは必要ありません。

スタッフの会社名と氏名

主催者側で発注した舞台監督、音響、照明技術者がいる場合はそれぞれの会社名と氏名、連絡先を記載したリストを作成しておきます。

チラシやポスター

チラシに関しては内容を把握するために必要となります。また、ホールや劇場によっては、チラシを置いてもらったりポスターを貼ってことも可能ですので余分に用意しておきましょう。ただし、置ける数はホールによって変わりますのでご確認ください。

ホール・劇場から確認されること

  • 来場予定者数
  • チケット料金
  • 当日券の販売と時間
  • 避難誘導灯の消灯有無
  • 火気使用・危険物の有無
  • 使用する楽屋
  • 物品販売の有無
  • 防災体制
  • 搬入車両の台数とナンバー
  • 舞台で使用する付帯設備

詳細は演劇と同じです。

利用者側で確認すること

  • ゴミの処理
  • 貼り紙のできる場所
  • 喫煙場所
  • 松ヤニが使用できるか
  • 必要なリノリウム用テープの本数
  • 飲食できる場所

ゴミの処理

ゴミの処理は原則として持ち帰りの施設が多数ですが、指定のゴミ袋に入れて分別していれば施設側で処理してくれるところもあります。どう分別してどこに置いたらいいのかを確認しておきましょう。

貼り紙のできる場所

ポスターやチラシ、案内などの貼り紙はどこでもペタペタ貼っていいわけではありません。糊の跡が残ってしまった、壁紙が剥がれてしまったなどで損害賠償請求される可能性もあります。必ず貼っていい場所を確認しましょう。

喫煙場所

近年、公共施設内で喫煙できるところはなくなりつつあります。バレエダンサーで喫煙する人はほとんどいないでしょうが、舞台スタッフの中には喫煙者がいます。喫煙場所を必ず確認しておきましょう。

松ヤニが使用できるか

松ヤニの利用は禁止しているところもありますので、必ず確認しましょう。持ち込みのリノリウムであれば使用可能だけど、袖や楽屋までの通路に養生が必要なこともあります。

必要なリノリウム用テープの本数

また、必要なリノリウム用テープの本数を聞いておくと、当日「足りると思っていたらぜんぜん足りなかったからホームセンターに買いに走る」という悲劇を防ぐことができます。

飲食できる場所

ホール・劇場内で飲食できる場所は限られています。飲食を許可していない場所で飲食をしてしまい施設側とトラブルにならないよう、必ず飲食できる場所を確認しておきましょう。

吹奏楽・オーケストラ演奏会

演奏会の規模や内容によって変わりますが吹奏楽やオーケストラは使用する備品も多く、確認事項が多いので90分はかかる見込みです。

打ち合わせに必要な資料

  • 楽器の配置図
  • 使用する備品
  • 利用日全日のタイムテーブル
  • プログラム・チラシやポスター
  • ホール・劇場所定の書類

楽器の配置図

各パートの配置図を作成して提出します。
ひな段を使用するのであれば、大まかでいいので平台の種類と枚数、位置と奥行き、高さも必要になります。そこのホールや劇場が初利用の場合は、別のホールや劇場で使用した図面でもかまいません。

使用する備品

  • ピアノ
  • 譜面台
  • 演奏者椅子
  • バス椅子
  • チェロ椅子
  • ピアノ椅子
  • 指揮台
  • 指揮台の転落防止柵
  • 指揮者譜面台
  • 電源(アンプ・キーボード・ビブラフォーン用)
  • ワイヤレスマイク
  • マイクスタンド
  • 影アナウンス用マイク
  • 袖や受付で使用する椅子・机
  • など。

配置図に記入してもかまいません。

利用日全日のタイムテーブル

利用日のタイムテーブルは、入館時間、搬入、リハーサル時間、開場、開演、終演、搬出までの大まかな時間を記載してください。本番中の時間は1部が約何分、もしくは何時くらいまでと書かれていると進行がわかりやすいので、おおよその演奏時間を書いてもらえるとありがたいです。

なお、コンサートホールを除いて反響板設置が必要なホール・劇場では反響板の設置と撤去は利用時間内に行われますので、反響板の設置と撤去の時間を考慮してスケジュールを組む必要があります。利用時間の前後30分〜50分は舞台上の使用ができません

プログラム・チラシやポスター

プログラムは、施設側で内容を把握するために必要になります。お客様にお渡しするきれいに印刷されたものでなくても、コピーしたものや自分で作成した場合は原稿をコピーしたものでかまいません。2部から3部用意してください。

ホールによっては、チラシを置いてもらったりポスターを貼ってもらうことも可能です。ただし、数はホールによって変わりますのでご確認ください。

ホール・劇場所定の書類

ホール・劇場所定の書類はその施設によって提出する書類や資料が変わります。
忘れずに作成して持参しましょう。

ホール・劇場から確認されること

  • 来場予定者数
  • チケット料金
  • 入場者種別・未就学児の入場可否
  • 当日券の販売と時間
  • 使用する楽屋
  • 物品販売の有無
  • 防災体制
  • 搬入車両の台数とナンバー
  • ピアノの移動の有無・屋根の開け閉め・譜面台の取り外し
  • 袖のドアの開閉
  • 調律
  • 録音の有無
  • 照明・音響演出の有無

来場予定者数

ホールや劇場の客席に入れるお客様の数は必ず守りましょう。固定されている座席の施設では消防法によって立ち見や補助席は禁止されています。

チケット料金

有料公演であれば、チケット料金を伝えます。

入場者種別・未就学児の入場可否

入場者種別は一般の入場可もしくは関係者のみ。未就学児は幼稚園児以下のお子さんの入場が可能かどうかです。

当日券の販売と時間

当日券の販売場所はホールや劇場の規定で決められていることがあります。当日、販売してはいけないところで販売してトラブルにならないように必ず確認しておきましょう。

使用する楽屋

楽屋は、利用日当日に利用許可証(利用承諾書)の提出と一緒に楽屋の鍵をお渡しするため、予め打ち合わせの段階で使用する楽屋を決めておく必要があります。
使用する部屋によって料金が変わるところもありますので、確認しておきましょう。

物品販売の有無

物品販売がある場合は所定の書類の提出が必要になります。また、販売手数料がかかる場合や物品販売ができない施設もありますので、事前に確認してください。

防災体制

防災体制については、避難誘導人員の氏名だけ必要なところと、書類が必要になるところと各施設によって違いますのでご確認ください。
必要な人数は5〜6名です。事前に担当者を決めておきましょう。

写真・映像業者の有無

写真・映像業者(個人も含む)が入る場合は施設側に伝えましょう。映像業者に関しては音声の出力等に関してホール・劇場の音響担当者と事前打ち合わせをしていただく必要がありますので、必ず施設側に連絡するように伝えてください。

搬入車両の台数とナンバー

搬入口を利用する場合、ホールや劇場によっては搬入車両のナンバーが必要になることがあります。

搬入口が地下駐車場にある、低い屋根があるなどして高さ制限のある搬入口もありますので、必ず高さ制限は確認しておきましょう。
また、高さはクリアしたけど搬入口までの経路に狭い曲がり角があって車幅や車長があると入れない搬入口も中には存在します。車幅と車長の確認も必ずしておいてください。

楽器運搬車を搬出まで留め置きするときは、必ずその旨を伝えましょう。
施設によっては搬入口に留め置きできるところもありますが、複合施設で他の施設と共用の搬入エレベーターを使用している場合は留め置きができないため、一般駐車場に移動しなくてはならないこともあります。トラックなどの高さのある車が、一般駐車場に入れない場合のことも考えておきましょう。

また、写真業者、映像業者の搬入車両があるかどうかについてもあらかじめ確認をしておいてください。
搬入口が狭いところでは車両の入れ替えが必要になりますので、搬入時間についても確認しておきましょう。

ピアノの移動・屋根の開け閉め・譜面台の取り外し

ホールや劇場によってはピアノの移動はホール・劇場担当者のみ、主催者側で移動してもいい施設と2種類あります。屋根の開閉、譜面台の取り外しについても同様です。
主催者側でやってもいい場合は、転換する人を用意しましょう。

袖のドアの開閉

コンサートホールや反響板に扉があるホールや劇場では、出演者が登場・退場するときに扉の開け閉めを行う人が必要になります。扉の開け閉めをする人は転換要員と兼任はしないほうがいいでしょう。

調律

ホールや劇場によって、ピアノを使用するときに調律が必須のところがあります。調律師はホールや劇場指定のところに発注されます。調律料金は主催者負担です。

調律の時間は約2時間です。その間に舞台の準備も可能ですが、あらかじめ調律の時間に舞台の準備をしたいことを伝えておいたほうがいいでしょう。

もし、リハーサルから本番まで立ち会いが必要であれば別途立ち会い費が発生します。立ち会い費は1時間単位で発生します。

録音の有無

録音業者は入らないけど演奏中の録音をしたいときは、録音機材、入力端子のあるボイスレコーダー、メディアを持ち込んで録音することも可能です。
使用できる機材やメディアはホールや劇場によって変わりますのでご確認ください。その場合は録音に関するホール機材の使用料が別途発生します。

照明・音響演出の有無

反響板に色を付けたい、ミラーボールを回したい、全体を暗くしたい、そこだけ照らしてほしい場所がある、マイクを使って演奏する、歌うなどの照明や音響を使った演出がある場合は、詳細を伝えてください。
プログラムや進行表に具体的な内容を書いておくと技術スタッフも把握しやすくなります。
なお、演出内容によっては使用する付帯設備が追加になります。

ピンスポットライトで出演者を追ってほしいという場合はスタッフの追加人件費が発生することもあります。

利用者側で確認すること

  • ゴミの処理
  • 貼り紙のできる場所
  • 飲食できる場所

ゴミの処理

ゴミの処理は原則として持ち帰りの施設が多数ですが、指定のゴミ袋に入れて分別していれば施設側で処理してくれるところもあります。どう分別してどこに置いたらいいのかを確認しておきましょう。

貼り紙のできる場所

ポスターやチラシ、案内などの貼り紙はどこでもペタペタ貼っていいわけではありません。糊の跡が残ってしまった、壁紙が剥がれてしまったなどで損害賠償請求される可能性もあります。必ず貼っていい場所を確認しましょう。

飲食できる場所

ホール・劇場内で飲食できる場所は限られています。飲食を許可していない場所で飲食をしてしまい施設側とトラブルにならないよう、必ず飲食できる場所を確認しておきましょう。

リサイタル・ピアノ発表会

リサイタルや発表会は、使用する備品や確認事項も少ないので、40分ほどで終わる見込みです。

打ち合わせに必要な資料

  • 楽器の配置図
  • 使用する備品
  • 利用日全日のタイムテーブル
  • プログラム・チラシやポスター
  • ホール・劇場所定の書類

楽器の配置図

デュオやトリオ以上の演奏会の場合は、楽器の配置図を作成して提出します。ピアノ発表会やソロであれば特に必要ありません。

使用する備品

  • ピアノの種類
  • ピアノ椅子(背あり・ベンチ)
  • 譜面台
  • 演奏者椅子
  • 補助ペダル
  • ワイヤレスマイク
  • マイクスタンド
  • 影アナウンス用マイク
  • 袖や受付で使用する椅子・机
  • など。

また、舞台上にスタンド花や鉢植えを飾るのであればそれも伝えてください。

利用日全日のタイムテーブル

利用日のタイムテーブルは、入館時間、リハーサル時間、開場、開演、終演までの大まかな時間を記載してください。
なお、コンサートホールを覗いて反響板の設置と撤去の時間を考慮してスケジュールを組む必要があります。反響板の設置と撤去は利用時間内に行われますので、利用時間の前後30分〜50分は舞台上の使用ができません

本番中の時間は1部が約何分、もしくは何時くらいまでと書かれていると進行がわかりやすいので、おおよその演奏時間を書いてもらえるとありがたいです。

プログラム・チラシやポスター

プログラムは、施設側で内容を把握するために必要になります。お客様にお渡しするきれいに印刷されたものでなくても、コピーしたものや自分で作成した場合は原稿をコピーしたものでかまいません。2部から3部用意してください。

ホールによっては、チラシを置いてもらったりポスターを貼ってもらうことも可能です。ただし、数はホールによって変わりますのでご確認ください。

ホール・劇場所定の書類

ホール・劇場所定の書類はその施設によって提出する書類や資料が変わります。
忘れずに作成して持参しましょう。

ホール・劇場から確認されること

  • 来場予定者数
  • チケット料金
  • 当日券の販売と時間
  • 使用する楽屋
  • 物品販売の有無
  • 防災体制
  • 搬入車両の台数とナンバー
  • 舞台の配置
  • ピアノの移動の有無・屋根の開け閉め・譜面台の取り外し
  • 袖のドアの開閉
  • 調律
  • 録音の有無
  • 照明・音響演出の有無

来場予定者数

ホールや劇場の客席に入れるお客様の数は必ず守りましょう。固定されている座席の施設では消防法によって立ち見や補助席は禁止されています。

チケット料金

有料公演であれば、チケット料金を伝えます。

入場者種別・未就学児の入場可否

入場者種別は一般の入場可もしくは関係者のみ。未就学児は幼稚園児以下のお子さんの入場が可能かどうかです。

当日券の販売と時間

当日券の販売場所はホールや劇場の規定で決められていることがあります。当日、販売してはいけないところで販売してトラブルにならないように必ず確認しておきましょう。

使用する楽屋

楽屋は、利用日当日に利用許可証(利用承諾書)の提出と一緒に楽屋の鍵をお渡しするため、予め打ち合わせの段階で使用する楽屋を決めておく必要があります。
使用する部屋によって料金が変わるところもありますので、確認しておきましょう。

物品販売の有無

物品販売がある場合は所定の書類の提出が必要になります。また、販売手数料がかかる場合や物品販売ができない施設もありますので、事前に確認してください。

防災体制

防災体制については、避難誘導員として数名必要になります。生徒の保護者など協力してくれる方を数名用意しておきましょう。
必要な人数は5〜6名です。事前に担当者を決めておきましょう。

写真・映像業者の有無

写真・映像業者(個人も含む)が入る場合は施設側に伝えましょう。映像業者に関しては音声の出力等に関してホール・劇場の音響担当者と事前打ち合わせをしていただく必要がありますので、必ず施設側に連絡するように伝えてください。

搬入車両の台数とナンバー

搬入口を利用する場合、ホールや劇場によっては搬入車両のナンバーが必要になることがあります。

また、花屋、写真業者、映像業者の搬入車両があるかどうかについてもあらかじめ確認をしておいてください。
搬入口が狭いところでは車両の入れ替えが必要になりますので、搬入時間についても確認しておきましょう。

舞台の配置

ピアノの位置は鍵盤センター、弾く人がセンターなど大まかな位置を伝えます。細かい位置の移動は当日でもかまいません。特に位置の指定がなければ、ホールや劇場によってだいたいの置き位置が決まっていますので、通常の位置に置いてもらうようにしてもらうといいでしょう。

ピアノの移動・屋根の開け閉め・譜面台の取り外し

ホールや劇場によってはピアノの移動はホール・劇場担当者のみの施設、主催者側で移動してもいい施設と2種類あります。屋根の開閉、譜面台の取り外しについても同様です。
主催者側でやってもいい場合は、転換する人を用意しましょう。

袖のドアの開閉

コンサートホールや反響板に扉があるホールや劇場では、出演者が登場・退場するときに扉の開け閉めを行う人が必要になります。扉の開け閉めをする人は転換要員と兼任はしないほうがいいでしょう。

調律

ホールや劇場によって、ピアノを使用するときに調律が必須のところがあります。調律師はホールや劇場指定のところに発注されます。調律料金は主催者負担です。
もし、そのピアノメーカーや代理店の調律師で知り合いがいるのであれば、主催者側で調律師を発注できるかどうか確認してみましょう。

調律の時間は約2時間です。その間に舞台の準備も可能ですが、あらかじめ調律の時間に舞台の準備をしたいことを伝えておいたほうがいいでしょう。
調律後に弾いてみて、気になるところがあれば遠慮せずに伝えましょう。その場で調整してくれます。

もし、リハーサルから本番まで立ち会いが必要であれば別途立ち会い費が発生します。立ち会い費は1時間単位です。

ピッチを442Hzから変更する場合は、演奏終了後に442Hzに戻していただく必要があります。その戻す調律に関しても主催者負担となります。

直接指などで弦を触って演奏する内部演奏は禁止されているところがほとんどです。もし本番中に勝手に内部奏法を行った場合は使用禁止になることもありますのでご注意ください。

録音の有無

録音業者は入らないけど演奏中の録音をしたいときは、録音機材、入力端子のあるボイスレコーダー、メディアを持ち込んで録音することも可能です。
使用できる機材やメディアはホールや劇場によって変わりますのでご確認ください。その場合は録音に関するホール機材の使用料が別途発生します。

照明・音響演出の有無

ホリゾントライトで色を付けたい、周りを絞った明かりがほしい、そこだけ照らしてほしい場所がある、マイクを使って演奏する、歌うなどの照明や音響を使った演出がある場合は、詳細を伝えてください。
プログラムや進行表に具体的な内容を書いておくと技術スタッフも把握しやすくなります。
なお、演出内容によっては使用する付帯設備が追加になります。

ピンスポットライトで出演者を追ってほしい、ピンマイクを何本も使うといった演出の場合はスタッフの追加人件費が発生することもあります。

利用者側で確認すること

  • ゴミの処理
  • 貼り紙のできる場所
  • 写真台の有無
  • 空のスタンド花の置き場所

ゴミの処理

ゴミの処理は原則として持ち帰りの施設が多数ですが、指定のゴミ袋に入れて分別していれば施設側で処理してくれるところもあります。どう分別してどこに置いたらいいのかを確認しておきましょう。

貼り紙のできる場所

ポスターやチラシ、案内などの貼り紙はどこでもペタペタ貼っていいわけではありません。糊の跡が残ってしまった、壁紙が剥がれてしまったなどで損害賠償請求される可能性もあります。必ず貼っていい場所を確認しましょう。

写真台の有無

ピアノ発表会などで大勢の生徒がいる場合、一番うしろの列は写真台を使用することがあります。
施設によって写真台を用意しているところがありますので、確認してみましょう。なければ写真屋さんに持ち込んでもらいましょう。

空のスタンド花の置き場所

発表会終了後、花屋さんに空のスタンド花を回収しに来てもらう場合は、楽屋入り口やロビーなど所定の位置においてもらう必要があります。
置き位置を確認しておきましょう。

講演会・セミナー

講演会はある程度形式が決まっているところが多いので、打ち合わせには40分もあれば終わるでしょう。

打ち合わせに必要な資料

  • 進行表
  • 使用する備品リスト
  • プログラム・チラシ・ポスター

進行表

リハーサルから本番の詳細までがわかる進行表を作成して提出します。

使用する備品リスト

  • プロジェクター(備品・持ち込み)
  • PCとプロジェクターをつなぐケーブル(VGA、HDMI、USB)
  • 演台
  • 司会台
  • 花台
  • 舞台・袖で使用する椅子と机
  • MC用マイク(スタンド・ハンド)
  • 演台用マイク(ワイヤレスハンド・スタンド・ピンマイク)
  • 質疑応答用ワイヤレスマイク
  • 吊り看板(サイズ)
  • 立て看板
  • スクリーン(備品・持ち込み)
  • レーザーポインター(備品・持ち込み)
  • ホワイトボード
  • 受付で使用する椅子と机

など。

講師が動き回る場合、演台にワイヤレスマイクをスタンドで置くよりも手持ちかピンマイクを使用したほうがいいでしょう。講師の好みによるので、事前に確認しておいてください。
直前の変更も可能ですが、なるべく打ち合わせ時に決めておきましょう。

プログラム・チラシやポスター

プログラムは、施設側で内容を把握するために必要になります。お客様にお渡しするきれいに印刷されたものでなくても、コピーしたものや自分で作成した場合は原稿をコピーしたものでかまいません。2部から3部用意してください。
ホールによっては、チラシを置いてもらったりポスターを貼ってもらうことも可能です。ただし、数はホールによって変わりますのでご確認ください。

ホール・劇場から確認されること

  • 来場予定者数
  • チケット料金
  • 使用する楽屋
  • 物品販売の有無
  • 防災体制
  • 搬入車両の台数とナンバー
  • パソコンの種類と音声の有無
  • プロジェクターの照射位置
  • 録音の有無
  • 照明・音響演出の有無

来場予定者数

ホールや劇場の客席に入れるお客様の数は必ず守りましょう。固定されている座席の施設では消防法によって立ち見や補助席は禁止されています。

チケット料金

有料講演会であれば、チケット料金を伝えます。

入場者種別・未就学児の入場可否

入場者種別は一般の入場可もしくは関係者のみ。未就学児は幼稚園児以下のお子さんの入場が可能かどうかです。

当日券の販売と時間

当日券の販売場所はホールや劇場の規定で決められていることがあります。当日、販売してはいけないところで販売してトラブルにならないように必ず確認しておきましょう。

使用する楽屋

楽屋は、利用日当日に利用許可証(利用承諾書)の提出と一緒に楽屋の鍵をお渡しするため、予め打ち合わせの段階で使用する楽屋を決めておく必要があります。
使用する部屋によって料金が変わるところもありますので、確認しておきましょう。

物品販売の有無

物品販売がある場合は所定の書類の提出が必要になります。また、販売手数料がかかる場合や物品販売ができない施設もありますので、事前に確認してください。

防災体制

防災体制については、避難誘導員として数名必要になります。必要な人数は5〜6名です。事前に担当者を決めておきましょう。

搬入車両の台数とナンバー

講演会は持ち運ぶ荷物が少ないこともあって一般駐車場をご利用する利用者が多いのですが、配布物や機材など重たい荷物があれば搬入口を使用したほうが持ち運びが楽です。
搬入口を使用する場合は、搬入口に停める車両のナンバーが必要になることもありますので、控えておいてください。

また、花屋、写真業者、映像業者の搬入車両があるかどうかについてもあらかじめ確認をしておいてください。
搬入口が狭いところでは車両の入れ替えが必要になりますので、搬入時間についても確認しておきましょう。

パソコンの種類と音声の有無

ホールや劇場で用意しているケーブルはVGAのみ、もしくはVGAとHDMIです。使用するパソコンがMac、タブレットPCの場合は変換ケーブルが必要になります。
必ず事前に講師がどんなパソコンを使用するのか、変換ケーブルを持っているのかを確認しておいてください。

音声出力する場面がある場合は、事前にホール側で準備しておく必要がありますので併せて確認をお願いします。

プロジェクターの照射位置

プロジェクターを客席で照射し、パソコンを舞台上で使用する場合は長いケーブルが必要になります。また、その分照度は落ちます。加えて客席を潰す必要があります。
舞台前方から照射する場合は、プロジェクターの後ろに座った方は若干舞台が見にくくなります。
舞台の形状や客席の形状、プロジェクターの機種によってそこから照射したらいいのか変わりますので、ホール・劇場のスタッフに確認してみてください。

不安な場合は、下見をしながら確認をするのが一番です。打ち合わせの日時を決める際にホールの下見をしたい旨を伝えておきましょう。打ち合わせと下見をできる日を調整します。

録音の有無

録音業者は入らないけど演奏中の録音をしたいときは、録音機材、入力端子のあるボイスレコーダー、メディアを持ち込んで録音することも可能です。
使用できる機材やメディアはホールや劇場によって変わりますのでご確認ください。その場合は録音に関するホール機材の使用料が別途発生します。

照明・音響演出の有無

講演会では基本的にMC台と演台にスポットライトを当てて、プロジェクターを使用していないときは全体を明るく、プロジェクターを使用するときには舞台の周りと客席を暗くします。
それ以外で何か照明の演出が必要な場合は技術スタッフに伝えてください。

講演会以外にアトラクションがあり、ゲスト出演者に照明・音響演出が必要な場合は詳細を打ち合わせする必要があります。

利用者側で確認すること

  • ゴミの処理
  • 貼り紙のできる場所
  • 喫煙所の場所
  • 講演会終了後のツボ花の置き場所

ゴミの処理

ゴミの処理は原則として持ち帰りの施設が多数ですが、指定のゴミ袋に入れて分別していれば施設側で処理してくれるところもあります。どう分別してどこに置いたらいいのかを確認しておきましょう。

貼り紙のできる場所

ポスターやチラシ、案内などの貼り紙はどこでもペタペタ貼っていいわけではありません。糊の跡が残ってしまった、壁紙が剥がれてしまったなどで損害賠償請求される可能性もあります。必ず貼っていい場所を確認しましょう。

喫煙所の場所

講師が喫煙者などの理由で喫煙場所が必要な場合は、場所を聞いておきましょう。ない場合は諦めてもらう他ありません。

講演会終了後のツボ花の置き場所

講演会終了後、花屋さんにツボ花を回収しに来てもらう場合は、楽屋入り口やロビーなど所定の位置においてもらう必要があります。
置き位置を確認しておきましょう。

締めくくり

打ち合わせのやり方は施設によって変わりますが、以上で紹介した部分を抑えておけばまず間違いありません。

打ち合わせの内容は、ちょっとした疑問やわからないことなどをここで解決しておけば利用日に戸惑ったりわからないことで時間を取られることが少なくなり、スムーズに進行することができます。

公演を成功させるために、万全の準備をして臨みましょう。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください